ZAPYTANIE OFERTOWE – ROZEZNANIE RYNKU Zaproszenie do złożenia oferty w postępowaniu o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych prowadzonym w trybie rozeznania rynku

Znak sprawy: GOPS-4220-5/21 Iwanowice Włościańskie, 10 grudnia 2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE – ROZEZNANIE RYNKU

Zaproszenie do złożenia oferty

w postępowaniu o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

prowadzonym w trybie rozeznania rynku

Zamawiający:

Gmina Iwanowice - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Iwanowicach

Adres: ul. Ojcowska 11, 32-095 Iwanowice Włościańskie

Numer telefonu: (012) 388-40-03, numer faksu: (012) 388-40-30

Adres e-mail: sekretariat@iwanowice.pl, strona internetowa: www.gops.iwanowice.pl

Godziny urzędowania: poniedziałek 8:00-17:00, wtorek-czwartek 08:00–16:00, piątek 8.00-15:00.

II . Tryb i podstawa postępowania

Postępowanie realizowane jest w ramach projektu pn. Usługa indywidualnego transportu door-to-door w Gminie Iwanowice, w ramach Osi Priorytetowej II, Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

Zamówienie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku. Podstawy postępowania określają aktualne na dzień wszczęcia postępowania Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Złożenie oferty przez zaproszonego do jej złożenia potencjalnego Wykonawcy nie jest jednoznaczne
z jej zaakceptowaniem przez Zamawiającego i nie stanowi automatycznie podstawy do ewentualnego zawarcia umowy.

Zamawiający dokonując niniejszego rozeznania rynku zastrzega sobie możliwość wystąpienia z zaproszeniem do 3-5 potencjalnych Wykonawców.

III. Nazwa zamówienia:

Dostawa paliwa do pojazdu wykorzystywanego w ramach projektu pn. „Usługa indywidualnego transportu door-to-door w Gminie Iwanowice”

IV. Określenie rodzaju zamówienia, przedmiotu zamówienia oraz wielkości lub zakresu
zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju napędowego dla pojazdu wykorzystywanego w ramach projektu pn. „ Usługi indywidualnego transportu door-to-door w Gminie Iwanowice”.

2. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV: 09134000 - Oleje napędowe

3. Zamawiający szacuje, że w okresie obowiązywania umowy dokona zakupu łącznie 1 092 litrów oleju napędowego. Rzeczywista, ostateczna ilość i wartość zakupionego paliwa wynikać będzie z potrzeb zamawiającego wynikłych w trakcie obowiązywania umowy oraz cen paliwa po uwzględnieniu wszystkich upustów. Wykonawcy, z którym podpisana zostanie umowa na realizację zamówienia nie przysługuje, z tytułu mniejszej niż szacowana realizacji przedmiotu zamówienia, prawo jakichkolwiek roszczeń w stosunku do zamawiającego. Zamawiający określi maksymalną wartość umowy. Umowa zawarta w wyniku niniejszego postępowania ulegnie rozwiązaniu po osiągnięciu maksymalnej wartości umowy, chyba że strony umowy uzgodnią inaczej na zasadach określonych we wzorze umowy.

4. Okres realizacji umowy: od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

5. Olej napędowy musi spełniać wymagania jakościowe dla paliw ciekłych określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U. 2015 r, poz. 1680 z późn. zm.) oraz normy PN-EN 590+A1:2017-06.

Wykonawca musi dysponować co najmniej jedną stacją paliw w promieniu 25 km od siedziby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Iwanowicach. Przez dysponowanie stacją zamawiający rozumie stacje paliw należące do wykonawcy lub podmiotów z którymi wykonawca podpisał stosowne umowy.

6. Zamówienie realizowane będzie w systemie bezgotówkowym na podstawie kart paliwowych lub innych sposobów bezgotówkowego rozliczenia dostaw. Karty paliwowe (lub inne identyfikatory albo dokumenty umożliwiające bezgotówkowe rozliczenie dostawy) muszą umożliwiać zakup oleju napędowego z upustem wskazanym w ofercie. Wykonawca rejestruje rodzaj zakupionego paliwa, datę i miejsce transakcji, ilość i wartość zakupu. Karty nie mogą być objęte programami lojalnościowymi. Dowodem dokonania transakcji jest wystawienie po jej realizacji dokumentu, na podstawie którego zamawiający mógłby sprawdzić prawidłowość danych w nich zawartych. Faktury VAT za dokonane transakcje wystawiane są przez wykonawcę po zakończeniu przyjętego okresu rozliczeniowego oraz na zasadach określonych w umowie zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zaproszenia. Zamawiający zapłaci kwoty wynikające z faktury VAT po cenach obowiązujących na danej stacji paliw w dniu zakupu, obniżonych o wartość upustu określonego w ofercie. Forma płatności: przelew z terminem płatności do 30 dni od daty jej otrzymania.

V Warunki udziału w postępowaniu:

1. O realizację zamówienia mogą ubiegać się wszystkie podmioty spełniające poniższe warunki.

2. Wymogi formalne jakie musi spełniać Oferent ubiegający się o realizację zamówienia:

1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności określonej w przedmiocie zamówienia, jeżeli przepisy nakładają obowiązek ich posiadania – spełnienie warunku przez Oferenta weryfikowane będzie na podstawie oświadczeń stanowiących Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego w ramach rozeznania rynku. Wykonawca wraz z dostarczeniem formularza ofertowego zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu stosownych dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do wykonywania działalności określonej w przedmiocie zamówienia, w tym:

Aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 1 miesiąc przed terminem podpisania umowy (Zamawiający dopuszcza wydruki pobrane z właściwych stron internetowych).
Kserokopii koncesji na obrót paliwami ciekłymi – potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

2) Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym – spełnienie warunku przez Oferenta weryfikowane będzie na podstawie oświadczeń stanowiących Załącznik Nr 3 do formularza ofertowego w ramach rozeznania rynku. W przypadku złożenia oferty przez Oferenta powiązanego kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, zostanie on wykluczony z udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie rozeznania rynku.

3. Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków powoduje odrzucenie oferty.

4. Zamawiający może w toku badania ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert.

VI Wymagania i warunki Zamawiającego:

1. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać przedmiot zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium;

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zadań objętych niniejszym zamówieniem.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

6. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania lub jego części bez podania uzasadnienia lub do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

VII Wymogi dotyczące sporządzenia oferty:

1. Oferent powinien sporządzić ofertę w formie pisemnej lub elektronicznie, na wzorze/szablonie załączonym do niniejszego zapytania (Formularz ofertowy w ramach rozeznania rynku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego). Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

2. Od Oferenta wymaga się, pod rygorem odrzucenia oferty, określenia w formularzu ofertowym w ramach rozeznania rynku wartości upustu od ceny jednostkowej brutto za 1 litr paliwa, który będzie naliczany w trakcie obowiązywania umowy od każdego litra zakupionego paliwa oraz całkowitej ceny brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia, tj. za dostawę wskazanej w pkt. IV ppkt. 3 ilości oleju napędowego.

3. Wartość oferty musi być obliczona w oparciu o ceny brutto za 1 litr paliwa (oleju napędowego) przyjmując ceny obowiązujące w dniu 10.12.2021 r. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich.

4. Oferowana cena musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie Oferent poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym m.in. tj.: opłaty celne i podatkowe, VAT (naliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie).

5. Od Oferenta wymaga się wskazania w ofercie adresu/-ów stacji, na których możliwa będzie realizacja dostaw paliwa na potrzeby realizacji Projektu. Oferta złożona przez Oferenta, który nie wskazał co najmniej jednego adresu stacji paliw, która nie jest oddalona od siedziby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Iwanowicach o więcej niż 25 km zostanie odrzucona.

6. Oferta musi zawierać następujące dokumenty:

1) Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.

2) Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu

3) Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym.

4) Dokument lub dokumenty*, z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np.

- aktualny odpis z właściwego rejestru,

- aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

- pełnomocnictwo (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem).

*) Nie dotyczy osób fizycznych składających ofertę we własnym imieniu.

5) Aktualną koncesję na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz.U. z 2021 r., poz. 716 z późn. zm .)

Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawców do uzupełnienia treści oferty o brakujące dokumenty lub możliwość poproszenia Wykonawców o wyjaśnienia treści złożonej oferty. Brak uzupełnienia oferty lub brak wyjaśnienia oznacza, że oferta nie będzie brała udziału w dalszym etapie procedury zapytania ofertowego i dalszej ocenie.

VIII Kryteria wyboru oferty i ich znaczenie:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: najniższa cena, wartość upustu.

Zamawiający uzna za najkorzystniejszą tę ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów (P) spośród złożonych ofert i będzie spełniać warunki opisane w przedmiocie zamówienia. Ostateczna liczba punktów stanowić będzie punkty uzyskane w kryterium: P=P_c+P_u.

C- cena wynikająca z oferty

U- upust wynikający z oferty

Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.

Waga:

dla C – 50%

dla U – 50%

Sposób obliczenia punktów:

Dla kryterium C:

Liczba punktów dla kryterium C obliczona zostanie przez podzielenie najtańszej złożonej oferty (C_najtańsze) przez cenę oferty badanej (C_{oferty_badanej}) oraz przez przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która wynosi 50%.

Przeliczenie wg wzoru:

P_C (liczba punktów) = C_najtańsze/C_{oferty_badanej} * 50

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium C to 50 (P_C).

Dla kryterium U:

Liczba punktów dla kryterium U obliczona zostanie przez podzielenie wartości upustu oferty badanej (U_{oferty_baanej}) przez wartość najwyższego upustu (U_najwyzszy) oraz przez przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która wynosi 50%.

Przeliczenie wg wzoru:

P_U (liczba punktów) =U_{oferty_baanej}/U_najwyzszy * 50

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium U to 50 (P_U).

Cenę oraz wartość upustu Wykonawca przedstawi w formularzu oferty (załącznik nr 1) do niniejszego zapytania. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości należy podawać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Wartość oferty musi być obliczona w oparciu o ceny brutto za 1 litr paliwa (oleju napędowego) przyjmując ceny obowiązujące w dniu 10.12.2021 r. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich.

Przez upust zamawiający rozumie łączną wysokość wszystkich udzielonych upustów cenowych od ceny jednostkowej brutto za 1 litr paliwa który będzie naliczany w trakcie obowiązywania umowy od ceny każdego litra zakupionego paliwa.

Oferta zostanie oceniona pod względem merytorycznym pod warunkiem spełniania wszystkich wymagań formalnych zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

W postępowaniu zwycięży oferta, która w wyniku oceny otrzyma najwyższą liczbę punktów i spełni wszystkie wymogi zawarte w zaproszeniu do składania ofert. Oferty zostaną ocenione przez pracowników zamawiającego prowadzących postępowanie.

IX Termin wykonania zamówienia :

- Planowana ocena ofert nastąpi do dnia 20.12.2021 r.

- Planowany termin podpisania umowy - nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

- Termin realizacji zamówienia - od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

X Miejsce i termin składania ofert

1. Miejsce składania ofert:

Ofertę wraz załącznikami należy złożyć:

a) osobiście lub pocztą tradycyjną lub przesyłką kurierską na adres: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Iwanowicach, ul. Ojcowska 11, 32-095 Iwanowice.

b) pocztą elektroniczną w formie scanu formularza oferty w ramach rozeznania rynku wraz
z załącznikami zawierającego oryginalny podpis Oferenta na adres: sekretariat@iwanowice.pl

2. Termin składania ofert upływa dnia: 20 grudnia 2021 r. o godz. 14:00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. O terminie złożenia oferty decyduje data i godzina wpływu oferty
(o złożeniu oferty nie decyduje data stempla pocztowego) /data i godzina wpływu wiadomości e-mail zawierającej ofertę.

XI Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy:

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty w przedmiotowym postępowaniu, zgodnie z wyborem Zamawiającego (pisemnie, za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną)

2. Zamawiający zawrze umowę według projektu umowy stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

3. Postanowienia ustalone w projekcie umowy nie podlegają negocjacjom.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

XII Informacje dodatkowe:

1. Oferenci przystępujący do niniejszego postępowania będą związani złożonymi przez siebie ofertami przez okres 30 dni od terminu składania ofert.

2. Osoby uprawnione do kontaktu z wykonawcami: w sprawach dotyczących w zakresie merytorycznym i procedury zamówień publicznych –

Pani Beata Kaczka

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Iwanowicach

Tel. 12 3884003 wew. 35

e-mail: bkaczka@iwanowice.pl , sekretariat@iwanowice.pl

Formularz ofertowy nie jest wiążący i nie ma zastosowania wg przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań dotyczących wyjaśnienia treści zapytania ofertowego.
Zaleca się, aby wszystkie pytania kierowane były na adres e-mail: sekretariat@iwanowice.pl
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania Ofert, pod warunkiem, że prośba o wyjaśnienie treści zapytania wpłynęła do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania Ofert.
Jeżeli prośba o wyjaśnienie zapytania, wpłynie po upływie powyższego terminu lub dotyczy wyjaśnień już udzielonych, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków
o wyjaśnienie treści zapytania.
Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania niezwłocznie przekazując je oferentowi, który zadał pytania.
W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszego Zapytania ofertowego, a treścią udzielonych odpowiedzi jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Zamawiającego.

XIII Informacja dotycząca danych osobowych (RODO)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Iwanowicach, reprezentowany przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Iwanowicach, ul. Ojcowska 11, 32-095 Iwanowice Włościańskie.
inspektorem ochrony danych osobowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w
Iwanowicach jest Pan Grzegorz Palkij kontakt: adres e-mail: iodo.gops@iwanowice.pl
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia Dostawa paliwa do pojazdu wykorzystywanego w ramach projektu pn. „Usługa indywidualnego transportu door-to-door w Gminie Iwanowice” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego w trybie rozeznania rynku.
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), dalej „ustawa Pzp”;
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

_________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^**Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^***Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Kierownik

Gminnego Ośrodka Pomocy

Społecznej w Iwanowicach

Beata Rokita

………………………………………

(podpis Zamawiającego)

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy. http://gops.iwanowice.pl/upload/files/Zalacznik_1-paliwo_1.docx

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu http://gops.iwanowice.pl/upload/files/Zalacznik_2-paliwo_1.docx

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. http://gops.iwanowice.pl/upload/files/Zalacznik_3-paliwo_1.docx

Załącznik nr 4 – Wzór umowy http://gops.iwanowice.pl/upload/files/Zalacznik_4_wzor_umowy-o-paliwo.docx